Registrierkasse: Wie funktioniert der laufende Betrieb?
Sie haben geklärt, ob Sie eine Registrierkasse benötigen, diese angeschafft und die Registrierkasse
samt Sicherheitseinheit in Betrieb genommen?
Dann geht es auch schon los mit dem laufenden Betrieb.
Den Auftakt macht der Startbeleg.
Sobald dieser in der Registrierkasse erfasst ist, können Sie Ihren ersten Geschäftsvorfall bearbeiten.
Die Prüfung des Startbelegs, die Sie innerhalb einer Woche vornehmen sollten, brauchen Sie
dafür nicht abwarten.
Welche Umsätze müssen erfasst werden?
In der Registrierkasse sind alle Barumsätze zu erfassen.
Dazu zählen Barzahlungen, Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkarte und andere elektronische Zahlungsformen.
Bestimmte Umsätze, wie beispielsweise durchlaufende Posten, Wertgutscheinverkäufe, Überweisungen
oder Einziehungsaufträge, zählen nicht zu den Barumsätzen und müssen daher auch nicht
erfasst werden.
Für jeden Barumsatz vergibt die Sicherheitseinrichtung einen maschinenlesbaren Code, in der Regel
den QR-Code.
Die Registrierkasse speichert unter anderem Barumsatz samt Code im Datenerfassungsprotokoll
und druckt entweder den dazugehörigen Beleg aus oder übermittelt ihn elektronisch.
Welche Kontrollbelege müssen erstellt werden?
Zu jedem Monatsende ist ein Monatsbeleg zu erstellen.
Die meisten Kassensysteme bieten dafür eine Extra-Anwendung an.
Ansonsten wird einfach ein entsprechender Geschäftsvorfall mit dem Betrag 0 erfasst.
Zumindest quartalsweise ist das vollständige Datenerfassungsprotokoll extern zu speichern.
Extern bedeutet beispielsweise auf einem USB-Stick oder einem anderen Server.
Das gespeicherte Protokoll ist laut Bundesabgabenordnung mindestens sieben Jahre aufzubewahren.
Zu jedem Jahresende muss ein Jahresabschluss gemacht werden.
Dafür kann der Monatsbeleg für Dezember verwendet werden, muss jedoch zusätzlich
als Jahresbeleg ausgedruckt werden.
Der Jahresbeleg ist mit der Belegcheck-App des Finanzministeriums zu prüfen.
Was ist bei einem Ausfall zu tun?
Fall 1:
Die Registrierkasse fällt aus: Zur Fehlerbehebung wenden Sie sich am besten an den Kassenhersteller.
Weichen Sie in der Zwischenzeit auf eine funktionierende Kasse aus oder – wenn das nicht möglich
ist – nehmen Sie die Ausstellung der Belege samt Zweitschrift händisch vor.
Die händischen Zweitschriften sind nach der Reparatur nachzuerfassen und mindestens sieben
Jahre aufzubewahren.
Fall 2:
Die Sicherheitseinheit fällt aus: Verwenden Sie für die zwischenzeitlichen Barumsätze
die Zeichenkette „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ anstatt des Signatur- oder
Siegelwertes und versehen Sie den Beleg mit einem entsprechenden Vermerk.
Nach der Reparatur ist ein Sammelbeleg mit Betrag 0 zu erstellen, aus dem Beginn und
Ende des Ausfalls ersichtlich sein müssen.
Der Beleg ist im Datenerfassungsprotokoll zu speichern.
Achtung: Wenn Registrierkasse oder Sicherheitseinheit für mehr als 48 Stunden ausfallen, muss der
Ausfall unverzüglich über FinanzOnline gemeldet werden.
Auch das Ende des Ausfalls ist bekanntzugeben.
Ist eine neuerliche Inbetriebnahme gänzlich ausgeschlossen, muss auch die Außerbetriebnahme
gemeldet werden.
Weitere Informationen zu diesem Thema erhalten Sie auf unserer Website oder gerne auch von
unserem Beraterteam.